O que são Blocos de Reunião?

Os Blocos de Reunião são uma ferramenta do SEI que possibilita que diversos processos, públicos ou restritos, com documentos assinados e não assinados, sejam reunidos para envio a membros de várias unidades para análise e comentários. 

É um recurso muito útil quando se trata de grupos de trabalho e colegiados que precisam enviar uma minuta de um documento a todos os membros do grupo para análise e revisão antes da assinatura por todos.

O Bloco de Reunião não permite que os membros de outras unidades tenham uma atuação direta sobre o processo, ou seja, eles não podem editar os documentos, nem incluir ou assinar documentos nos processos, apenas lê-los para ciência, análise, correções ou aprovação.

Características dos Blocos de Reunião

O Bloco de Reunião tem algumas características importantes:

Não é possível incluir documentos diretamente em um Bloco de Reunião, somente processos podem ser incluídos.

É possível incluir vários processos em um único Bloco de Reunião, bem como disponibilizar esses processos para visualização por várias unidades simultaneamente.

É possível incluir processos restritos no Bloco de Reunião e as unidades que recebem o bloco podem localizar o processo pela pesquisa, porém os documentos só podem ser visualizados pela unidade enquanto o bloco estiver disponibilizado.

Em cada processo disponibilizado por Bloco de Reunião, deve haver um ofício ou despacho direcionado à(s) unidade(s) destinatária(s), informando o que deve ser feito com o processo , a quem é destinado e o número de dias úteis que o bloco ficará disponível ou a data final em que o bloco ficará disponível. Ex.: para apreciação de Fulano, Beltrano e Cicrano, para a próxima reunião do Conselho, até DD/MM/AAAA.

Os Blocos de Reunião precisam ser disponibilizados para outras unidades, do contrário, os membros das outras unidades não poderão visualizar os documentos do bloco.

O fato de um processo ser incluído em um Bloco de Reunião e ser disponibilizado para outra unidade não significa que o processo tramitará por aquela unidade.

Os Blocos de Reunião devem ser disponibilizados apenas temporariamente para visualização de membros de outras unidades. Após o período de visualização, a disponibilização deve ser cancelada, para que o processo tenha continuidade na unidade geradora novamente.

Os processos e documentos disponibilizados nos Blocos de Reunião não ficam disponíveis por meio da "Pesquisa" nas unidades recebedoras do bloco; o acesso só pode ser feito por meio do menu Bloco > Reunião.

Os grupos criados para Blocos de Reunião também são os grupos usados para Blocos Internos e Blocos de Assinatura.

Os Blocos de Reunião só podem ser disponibilizados para usuários internos do SEI; não é possível disponibilizar blocos para usuários externos. Para saber mais sobre como liberar um processo para ser visualizado por um usuário externo, leia o artigo “Concessão de Acesso a Processo Completo ao Usuário Externo pela Unidade UFSCar interessada”

Para que serve o Bloco de Reunião?

O Bloco de Reunião pode ser bastante útil para avaliação de esboços de documentos, os quais podem ser apreciados pelos participantes de uma reunião, de um grupo de trabalho ou de um projeto no SEI com antecedência, mesmo sem assinatura, para que possam ser analisados, revisados e corrigidos antes da versão final. Os membros podem deixar seus comentários, sugestões e solicitações nas anotações do Bloco de Reunião.

O Bloco de Reunião também pode ser bastante útil aos Conselhos, que podem enviar via SEI, e com antecedência, os documentos de pauta da próxima reunião do conselho para apreciação dos conselheiros, para depois serem discutidos na reunião e transformados em decisões colegiadas.

O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade crie um processo com as minutas de documentos e todos os anexos envolvidos e envie pelo bloco para que membros de outras unidades os visualizem, antes de se transformarem no documento oficial.

Quem insere os processos no Bloco de Reunião?

Em geral, quem deve incluir os documentos de um processo em Blocos de Reunião são:

1. O próprio membro da unidade interessado na avaliação do(s) processo(s) por membros de outras unidades;
2. Os responsáveis pelo monitoramento dos processos na unidade, ou seja, a equipe de Secretaria, a qual coordena a organização dos processos na unidade.

Isso não significa que outros membros não possam colocar os documentos em Blocos de Reunião, afinal, o trabalho no SEI é compartilhado por todos os membros da unidade, o que possibilita a todos colaborarem nas atividades do SEI!

Exemplos de uso do Bloco de Reunião

A seguir, veja alguns exemplos de uso do Bloco de Reunião.

Exemplo Acadêmico

Supondo que uma coordenação de curso está criando um novo regimento de curso e foi criada uma comissão de avaliação e aprovação deste regimento, que envolve membros de várias unidades. Por exemplo: membros do Departamento e do Centro ao qual a Coordenação é vinculada; membros de outros Departamentos e Centros que são responsáveis por algumas disciplinas do curso.

Após reuniões da Comissão, o coordenador de curso cria um novo processo e inclui uma minuta do novo regimento, assim como todos os documentos relacionados à criação do novo regimento e os documentos digitalizados dos regimentos antigos. Tudo isso em um único processo, para manter a integridade, o histórico e a cronologia relativas à construção deste regimento. 

Ele classifica o processo como restrito, com hipótese de “Documento Preparatório”, até que seja publicada a versão final do regimento no Boletim Eletrônico do SEI.

Estando todos os documentos reunidos no processo, mesmo sem assinatura, o Coordenador cria um despacho explicando que está enviando aquele processo por meio do Bloco de Reunião aos membros da Comissão, específica cada um dos membros nesse despacho, assim como o que eles devem fazer com os documentos do processo, o prazo que eles têm para devolutiva e a forma da devolutiva (por meio de ofício, de comentários no bloco ou outra forma que ele achar conveniente). Ele assina o despacho.

A seguir, ele cria um Bloco de Reunião destinado a todas as unidades envolvidas e aguarda o prazo para que todos os membros façam os devidos encaminhamentos. 

Após o prazo da devolutiva finalizado, o Coordenador retira o processo do Bloco de Reunião e dá continuidade ao trabalho da minuta do regimento, considerando todos os comentários dos membros da comissão.

Exemplo Administrativo

Agora, vamos supor que um departamento administrativo, responsável por contratos, precise aprovar um contrato que fornecerá produtos para várias unidades, as quais precisam concordar com as cláusulas deste contrato.

A unidade precisará enviar a minuta do contrato para todas essas unidades, destinada aos membros envolvidos no contrato, para que estes avaliem as cláusulas e concordem ou revisem, antes que o contrato seja efetivamente assinado pelas partes. 

O responsável na Coordenadoria de Contratos poderá abrir um novo processo no SEI, incluir neste todos os documentos que subsidiam o contrato e, por fim, criar uma minuta do contrato, para que seja avaliada pelos envolvidos das unidades que serão beneficiadas pelo contrato.

A seguir, esse responsável inclui o processo em um Bloco de Reunião, cria um despacho explicativo, informando que o processo está sendo enviado por meio do Bloco de Reunião aos membros das unidades capacitados ao entendimento do contrato, podendo especificar estes membros ou deixar a cargo das chefias dessas unidades destinarem a um membro que acharem mais adequado para a análise do contrato. 

No despacho, ele também informa o que eles devem fazer com os documentos do processo e com a minuta do contrato, determina um prazo para a devolutiva e a forma da devolutiva, por meio de ofício ou de comentários no bloco ou outra forma que ele achar conveniente. Ele assina o despacho.

A seguir, o responsável cria um Bloco de Reunião destinado a todas as unidades envolvidas e aguarda o prazo para que todos os membros façam os devidos encaminhamentos. 

Após o prazo da devolutiva finalizado, o responsável da Coordenadoria de Contratos retira o processo do Bloco de Reunião e dá continuidade ao trabalho da minuta de contrato, fazendo os devidos ajustes, de acordo com o solicitado pelos membros das unidades envolvidas.

Exemplo Colegiado

Uma atividade bastante comum na universidade é a reunião de colegiados, tais como Conselhos, Comissões, Câmaras Técnicas, entre outros tipos de Grupos de Trabalho. Assim, uma atividade bastante importante que pode ser feita por meio dos Blocos de Reunião é o envio de atas de reunião a todos os membros do grupo para conferência antes da assinatura:

1. Uma reunião de Colegiado é agendada para uma determinada data;
2. Um processo SEI é aberto para armazenar os documentos relativos a esta reunião;
3. Uma pauta é criada neste mesmo processo;
4. A pauta é enviada aos membros e divulgada aos interessados por processo e/ou por e-mail via SEI;
5. Os interessados enviam a documentação para juntada à pauta;
6. A secretaria anexa esses documentos como externos no processo SEI;
7. Ocorre a reunião do Colegiado;
8. Após a reunião, a Secretaria do Colegiado reúne toda a documentação resultante no mesmo processo;
9. Secretaria cria a ata de reunião no mesmo processo;
10. Secretaria cria um bloco interno, incluindo o processo com todos os documentos da reunião desde a pauta até a ata, ainda sem assinatura dos membros;
11. Secretaria inclui “Despacho de Envio de Bloco de Reunião”, disponível no SEI-UFSCar para todas as unidades;
12. Com base no despacho, as unidades recebedoras do bloco atribuem o bloco aos respectivos membros que participam do Colegiado;
13. Os membros realizam a conferência da ata até a data estipulada para devolução;
14. Secretaria retira o processo do bloco e dá continuidade à ata;
15. Se necessário, Secretaria faz a revisão da ata, conforme indicado pelos membros.

Nomear Blocos de Reunião

Os Blocos de Reunião devem ser nomeados com base nos seguintes quesitos, respectivamente:

1. no motivo do envio do bloco;
2. no assunto do(s) processo(s) no bloco;
3. nas unidades a que se destinam, se couber;
4. nos membros das unidades a que se destinam, se couber;
5. O tamanho do campo “Descrição” pode conter até 250 caracteres.

O nome do bloco deve ser inserido no campo “Descrição”, o qual ficará disponível para a(s) unidade(s) destinatária(s), remetendo ao assunto do bloco e ao nome do grupo ou dos membros destinatários, de modo que essas unidades possam atribuir os Blocos de Reunião aos membros a quem são destinados.

Juntamente com o envio do Bloco de Reunião, para detalhamento recomenda-se o envio de um e-mail ou despacho em cada processo disponibilizado em um Bloco de Reunião, com as seguintes informações:

1. o motivo ou justificativa do envio do Bloco de Reunião;
2. as unidades para as quais o processo foi enviado no bloco;
3. os membros das unidades para as quais o processo foi enviado no bloco;
4. o que deve ser feito com cada processo e documentos do bloco pelos membros dessas unidades, especificando cada caso, se forem ações diferentes;
5. o prazo de devolução do bloco à unidade geradora, que pode ser:
1. o número de dias úteis que o bloco ficará disponível até que seja devolvido ou; 
2. a data final em que o bloco deverá ser devolvido. 

No SEI-UFSCar, tanto o e-mail, quanto o despacho apresentam modelo próprio, os quais podem ser usados por todas as unidades SEI.

Considerando os exemplos anteriores de uso do Bloco de Reunião, vamos nomear os blocos nos dois casos: 

Exemplo Acadêmico: Apreciação do novo regimento de curso pelos membros da Comissão de Avaliação do Novo Regimento, com devolutiva até 5 dias antes da próxima reunião da Comissão, que ocorrerá em 20/Maio/2024.

Exemplo Administrativo: Análise de Contrato com Fornecedor XXXX, para fornecimento de produtos XXXXX, pelas unidades beneficiadas pelo contrato, até 30/abril/2024.

Grupos de Blocos de Reunião: o que são e para que servem?

Os grupos de Blocos de Reunião podem ser úteis para categorizar e agrupar os blocos por assuntos, por status ou por qualquer tipo de classificação que a unidade necessite. 

É importante enfatizar que os mesmos grupos que são usados para Blocos Internos e Blocos de Assinatura também são usados para os Blocos de Reunião, de modo que é interessante que a unidade crie grupos que sirvam a todos os propósitos, sejam blocos internos, de reunião ou de assinatura.

Se os Blocos de Reunião são nomeados por assunto (tema a, tema b, tema c, etc.), pode ser útil agrupá-los por status (não iniciado, em andamento, finalizado) ou etapas (esboço, elaboração, desenvolvimento, layout, publicação, lançamento, etc.). Isso vai depender de uma análise da unidade que vai remeter o Bloco de Reunião. O importante é que o nome do bloco seja mnemônico, ou seja, de fácil memorização para buscas futuras. 

Os Blocos de Reunião poderão ser reutilizados, sempre que houver necessidade de envio de processos e documentos a um mesmo grupo de trabalho ou colegiado. Isso ocorre com frequência nos casos de Conselhos Superiores, em que há necessidade de membros analisarem e aprovarem atas de reunião, por exemplo.

Há casos em que os Blocos de Reunião não precisam ser reutilizados, nem pesquisados, então não há necessidade de memorizar, nem de recuperar estes grupos de blocos posteriormente. Cabe à unidade verificar se é importante para os seus membros a organização de grupos de Blocos de Reunião ou não. 

O fato é que os grupos de Blocos de Reunião são os mesmos que os usados para Blocos de Assinatura e para Blocos Internos, de modo que é interessante que os grupos sejam úteis para todos os casos.

Agora, vamos conhecer e entender o passo a passo de cada uma das funções dos Blocos de Reunião!

Encontrar o Menu de Bloco de Reunião

1. Entre no menu lateral e localize “Blocos” > “Blocos de Reunião”;
2. Ou pesquisa por “reunião” na caixa “Pesquisar no Menu”.

Criar novo Bloco de Reunião

Existem duas formas de se criar um Bloco de Reunião:

1. a partir da seção de Blocos de Reunião ou;
2. no momento de inserir o processo no Bloco de Reunião, a partir do processo.

Criar diretamente pelo menu de Bloco de Reunião é uma situação mais rara. Normalmente, o Bloco de Reunião é criado no momento em que se insere o documento no bloco. 

Vamos ver o passo a passo de cada forma.

Criar Bloco na seção Blocos de Reunião

1. Entre nos Blocos de Reunião, por meio do menu do Bloco de Reunião;
2. Na seção “Blocos de Reunião”, clique em "Novo”;
3. Preencha os campos Descrição (1), Grupo (2), as Unidades para Disponibilização (3) e salve o bloco (4);
4. Após salvar o bloco, será mostrada a lista dos “Blocos de Reunião”, sendo que o primeiro será, provavelmente, o que você acabou de criar.

Criar Bloco a partir do Processo

1. Estando dentro do processo que será incluído no Bloco de Reunião, na tela “Selecionar Bloco”, clique no botão “Novo Bloco de Reunião”;
2. Dê uma descrição adequada ao bloco e selecione a(s) unidade(s) para a(s) qual(is) o bloco será disponibilizado e clique em "Salvar";
3. Após incluir o bloco, você verá o processo dentro dele. Lembre-se que, poderá inserir outros processos no mesmo bloco para análise;
4. Ao finalizar a inclusão de processos no bloco, clique em "Fechar".

Incluir um processo no Bloco de Reunião

Para incluir um processo em um Bloco de Reunião, fazer o seguinte:

1. Entre no processo que deve ser incluído no Bloco de Reunião;
2. Clique no número do processo que deseja incluir no bloco (1) e, a seguir, no botão   “Incluir em Bloco” (2);
3. Você pode escolher uma das opções para selecionar o Bloco de Reunião:

1. Utilizar os filtros para localizar Blocos de Reunião específicos (1);
2. Localizar e selecionar diretamente na lista dos blocos (2);
3. Caso o bloco que você precisa não exista, criar um novo Bloco de Reunião (3).

      4. Na tela “Selecionar Bloco”, após selecionar o Bloco de Reunião desejado (1), clique no ícone   “Escolher este bloco” (2);

      5. Na tela seguinte, você verá em sequência os processos que se encontram no Bloco de Reunião, podendo confirmar que o processo que você inseriu se encontra entre eles, como último da sequência;

      6. Ao finalizar a inclusão de processos no bloco, clique em "Fechar".

Caso queira incluir mais processos no mesmo Bloco de Reunião, clique no botão “Controle de Processos” para retornar à tela de processos e repita o procedimento.

A seguir, você deverá enviar o Bloco de Reunião para as unidades destinatárias; do contrário, o bloco não terá nenhum efeito!

Disponibilizar o Bloco para Outras Unidades

Para disponibilizar um Bloco de Reunião para outras unidades, é necessário que os processos já estejam no bloco e, então, disponibilizar o bloco, conforme instruções a seguir.

Atenção: disponibilizar um Bloco de Reunião não é o mesmo que enviar um processo!

1. Estando na tela dos Blocos de Reunião, localize o Bloco de Reunião a ser disponibilizado e, na linha do número do bloco, clique no ícone "Disponibilizar Bloco";
2. Neste momento, o bloco desaparece da tela. Para encontrá-lo novamente, basta fazer a pesquisa ativando a opção "Disponibilizado".

Agora, você deverá informar as unidades e membros destinatários do bloco de que o mesmo foi enviado a eles, do contrário, eles não tomarão as providências necessárias nos processos e documentos do bloco!!!

Informar Unidades sobre envio de Bloco

Há duas formas de informar as unidades e membros envolvidos no Bloco de Reunião sobre o envio do mesmo:

1. por e-mail;
2. por despacho.

Vamos ver as duas formas de informe.

Informar por e-mail sobre envio de Bloco

1. Após ter disponibilizado o processo para as unidades destinatárias, clique no número do processo e, a seguir, no ícone “Enviar correspondência Eletrônica”;
2. Como destinatário(s), insira o(s) e-mail(s) institucional(is) da(s) unidade(s) onde se encontram os membros que atuarão sobre o(s) processo(s) do bloco, assim como os e-mails dos próprios membros;

Evite enviar o e-mail apenas para os membros, pois nem sempre as pessoas conferem seus e-mails, de modo que é mais garantido enviar tanto para a unidade, quanto para a própria pessoa.

 

    3. Preencha o campo “Assunto” do e-mail com um texto tal como este: “Bloco de Reunião: Solicitação de Análise”

      4. Preencha o campo “Mensagem” do e-mail com um texto tal como este, completando os campos com underline com as informações respectivas:

Prezados(as) Senhores(as), Estamos enviando o(s) processo(s) SEI abaixo relacionados em Bloco de Reunião para análise pelos seguintes membros das unidades: - Número do Bloco de Reunião: ____  - Nº SEI Processos/Documento(s) a ser(em) analisado(s): ____, _____  - Nome Completo do(s) Membros(s) que vão analisar o(s) processos(s) e documento(s) respectivo(s):  1. [Nome Completo do Membro], processo nº _____, documento(s) nº ____, ____; 2. [Nome Completo do Membro], processo nº _____, documento(s) nº ____, ____; 3. [Nome Completo do Membro], processo nº _____, documento(s) nº ____, ____; 4. e assim por diante…. - Prazo: até __/__/____ ou __ dias úteis, a partir do envio deste e-mail. - O que deve ser feito com o(s) documento(s): () Analisar; () Analisar e dar parecer, via ofício ou despacho neste mesmo processo; () Analisar, comentar e sugerir, via ofício neste mesmo processo; () Analisar e "De acordo", para assinatura posterior; () Outro. Especifique: _______. Para saber mais sobre Bloco de Reunião, veja o artigo do Portal SEI neste link: https://www.portalsei.ufscar.br/duvidas-frequentes/processos/o-que-sao-blocos-de-reuniao-e-como-usar-no-sei. Atenciosamente, ________________

      5. Você pode alterar o conteúdo da mensagem, de acordo com as suas necessidades e da forma mais econômica e mais clara possível para os destinatários;

      6. Envie o e-mail para a(s) unidade(s), clicando no botão “Enviar”;

      7. Observe que o e-mail enviado via SEI ficará registrado no processo, por isso mesmo é muito importante que o e-mail seja enviado a partir do processo SEI, para que fique registrado o aviso!

      8. Se preferir, você pode criar um texto padrão com este conteúdo para usar sempre que precisar e ele permanecerá na lista da caixa de listagem “Mensagem”, em ordem alfabética;

      9. Caso seja necessário que os membros destinatários nas outras unidades incluam novos documentos com observações, comentários ou sugestões sobre o(s) processo(s), o processo (1) também deve ser enviado às unidades (2), para que eles possam incluir novos documentos internos, tais como ofícios, despachos, relatórios, etc.;

      10. Mantenha o bloco disponível para a(s) unidade(s) destinatária(s) até o prazo que você estipulou no e-mail, podendo solicitar a devolução do bloco às unidades, após esta data.

Informar por despacho sobre envio de Bloco

1. Após ter disponibilizado o processo para as unidades destinatárias, entre no processo a ser enviado no bloco e crie um novo documento interno do tipo “Despacho de Envio de Bloco de Reunião”;
2. Preencha os metadados do novo despacho e clique em “Confirmar Dados”;
3. Preencha os campos do formulário de acordo com a necessidade;
4. Assine o despacho ou atribua ao responsável na sua unidade para assinatura;
5. Logo após criar e enviar o Bloco de Reunião, envie o processo às unidades destinatárias do Bloco de Reunião;
6. Mantenha o bloco disponível para a(s) unidade(s) destinatária(s) até o prazo que você estipulou no despacho, podendo solicitar à(s) unidade(s) a devolução do bloco após esta data.

Localizar um Bloco de Reunião

Conforme o trabalho da unidade com processos vai aumentando, a tendência é que sejam criados muitos Blocos de Reunião, o que gera a necessidade de se pesquisar os blocos por palavra-chave. 

Para pesquisar o nome de um Bloco de Reunião por palavra-chave, faça o seguinte:

1. Entre nos Blocos de Reunião, por meio do menu do Bloco de Reunião;
2. Clique no campo “Palavras-chave para pesquisa:”;
3. Digite a palavra chave desejada, que pode estar num dos seguintes campos da lista de blocos: número do bloco ou descrição do bloco;
4. Como resultado, você verá a lista de todos os Blocos de Reunião que apresentam a palavra-chave no número ou descrição do bloco;
5. Para remover a pesquisa por palavra-chave, basta deletar a palavra-chave do campo, mantendo-o vazio e clicar em “Pesquisar”.

Filtrar Blocos de Reunião

Quando uma unidade utiliza muitos Blocos de Reunião, pode ser necessário filtrar os blocos para modificações ou para incluir ou retirar processos dos blocos ou para alterar as unidades destinatárias.

Há vários parâmetros que podem ser usados para filtrar Blocos de Reunião, que vamos detalhar a seguir.

1. Palavras-chave para pesquisa;
2. Ver blocos atribuídos a mim;
3. Grupo;
4. Geradora;
5. Sinalizações;
6. Estado.

Em alguns casos, é possível usar mais de um filtro simultaneamente, como em uma pesquisa booleana usando o operador “AND”. Por exemplo, você pode filtrar por grupo e, a seguir, filtrar por unidade geradora. Então você teria, por exemplo, os blocos do grupo “Contratos”, gerados pela unidade DePDG-TIC.

a. Filtrar por “Palavras-chave para pesquisa”

1. No campo “Palavras-chave para pesquisa”, insira qualquer palavra-chave para ser pesquisada no campo “Número” ou “Descrição”;

b. Filtrar por “Blocos Atribuídos a Mim”

1. Clique no botão ““Ver blocos atribuídos a mim” para ver todos os Blocos de Reunião que estão atribuídos a você (usuário atual) para execução de tarefas no bloco ou para assinatura;
2. Observe na coluna “Atribuição” que só vão aparecer os blocos atribuídos ao seu usuário, o que você pode constatar pelo seu número UFSCar;
3. Para remover o filtro, basta clicar no mesmo filtro alternado para “Ver todos os blocos”.

c. Filtrar por “Grupo”

1. No campo “Grupo”, selecione o grupo que deseja filtrar;
2. Observe na coluna “Grupo” que só vão aparecer os blocos que fazem parte do grupo que você selecionou;
3. Para remover o filtro, basta clicar no campo “Grupo” novamente e selecionar “Todos”.

d. Filtrar por “Geradora”;

1. No campo “Geradora”, selecione a unidade geradora que deseja filtrar;
2. Observe na coluna “Geradora” que só vão aparecer os blocos que foram gerados pela unidade que você selecionou;
3. Para remover o filtro, basta clicar no campo “Geradora” novamente e selecionar “Todos”.

e. Filtrar por “Sinalizações”

1. No campo “Sinalizações”, selecione os marcadores desejados, que podem ser:
1. Prioritários: blocos marcados como prioritários por algum membro da unidade;
2. Revisados: blocos marcados como revisados por algum membro da unidade;
3. Comentados: blocos com comentários de algum membro da unidade.

     2. Observe na coluna “Sinalizações” que só vão aparecer os blocos de acordo com as sinalizações que você selecionou;

     3. Para remover o filtro, basta remover a(s) seleção(ões) que você marcou no campo “Sinalizações”;

     4. Para adicionar novas sinalizações, veja a seção “Atribuir Prioridade, Revisão e Comentários a um Bloco de Reunião”;

f. Filtrar por “Estado”

1. No campo “Estado”, selecione os marcadores desejados relativos ao estado do bloco, que podem ser:
1. Gerado: blocos gerados pela unidade;
2. Disponibilizado: blocos que se encontram disponibilizados para outras unidades para assinatura;
3. Recebido:  blocos criados em outras unidades e recebidos nesta unidade;
4. Retornado: blocos de outras unidades que já foram assinados e devolvidos;
5. Concluído: blocos que já foram concluídos na unidade.

Observe que, ao selecionar mais de um estado, aparecerão os blocos correspondentes a todos os estados, pois é utilizada a expressão booleana “OR” na busca. Por exemplo, se você pesquisar por “Recebido” e “Retornado”, mesmo sendo excludentes, aparecerão tanto os blocos recebidos, quanto os retornados no resultado.

     2. Observe na coluna “Estado” que vão aparecer todos os blocos com o(s) status que você selecionou;

     3. Para remover o filtro, basta selecionar todos os itens no campo “Estado”, para que todos os estados apareçam nos resultados.

Ordenar Blocos de Reunião

É possível ordenar os Blocos de Reunião em ordem crescente ou decrescente pelos campos “Número” ou “Descrição”.

Para ordenar os Blocos de Reunião, basta clicar em um dos ícones de setas para cima ou para baixo ao lado do campo “Número” ou “Descrição”:

• seta para cima: ordenação crescente ou ascendente;
• seta para baixo: ordenação decrescente ou descendente.

Ordenar Bloco pelo Número do Bloco

O campo “Número” contém o número do Bloco de Reunião determinado automaticamente pelo SEI, podendo ser classificado em ordem numérica crescente ou decrescente.

Para ordenar os Blocos de Reunião por número do bloco, basta clicar em um dos ícones de setas para cima ou para baixo ao lado do campo “Número”.

Ordenar Bloco pela Descrição do Bloco

O campo “Descrição” contém a descrição do Bloco de Reunião determinada pela unidade, podendo ser classificado em ordem alfabética crescente ou decrescente.

Para ordenar os Blocos de Reunião por descrição, basta clicar em um dos ícones de setas para cima ou para baixo ao lado do campo “Descrição”.

Atribuir um Bloco a um usuário membro da unidade

Os Blocos de Reunião podem ser atribuídos a membros da unidade que criou o bloco, porém não é possível atribuir blocos a usuários de outras unidades.

1. Para atribuir um Bloco de Reunião a um usuário específico da unidade, estando na seção de Blocos de Reunião, basta selecionar o(s) bloco(s) desejados (1) e clicar no botão “Atribuir”;
2. Na página seguinte, em “Atribuir para” (1) selecione o membro da unidade desejado (2) e clique em “Salvar” (3);
3. Para confirmar a atribuição, verifique na coluna “Atribuição” o número SEI do usuário e passe o mouse sobre esse número para ver o nome do mesmo. Verifique os números de blocos atribuídos ao usuário se estão corretos.

Atribuir Prioridade, Revisão e Comentários a um Bloco de Reunião

A partir da versão 4.0, os Blocos de Reunião passaram a ter opções de sinalização em relação a:

1. prioridade do bloco: se o bloco tem prioridade alta ou normal;
2. revisão do bloco: se o bloco foi revisado pelos membros a quem foi atribuído;
3. comentários do bloco: se o bloco recebeu comentários de algum dos membros da unidade.

As sinalizações são internas da unidade, ou seja, somente os membros da unidade podem sinalizar os Blocos de Reunião e as outras unidades não conseguem ver a sinalização.

Na coluna “Sinalizações” você tem as seguintes opções:

	clicando no ícone “P” cinza, ele fica na cor vermelha "Prioritário".
	clicando no ícone “P” vermelho, ele fica na cor cinza “Não Prioritário”.
	Ao passar o cursor sobre o ícone “P”, aparecerá o número UFSCar de quem incluiu a sinalização, além da data e a hora da ação.
	O ícone “R” cinza indica que o bloco não foi revisado; clicando no ícone “R” cinza, ele fica na cor azul "Revisado".
	O ícone “R” azul indica que o bloco foi revisado; clicando no ícone “R” azul, ele volta para a cor cinza “Não Revisado”.
	Ao passar o cursor sobre o ícone “R”, aparecerá o número UFSCar de quem revisou, além da data e a hora da ação.
	O ícone “C” cinza indica que o bloco não foi comentado; clicando no ícone “C” cinza, ele fica na cor laranja “Comentado”.
	O ícone “C” laranja indica que o bloco foi comentado; clicando no ícone “C” laranja, ele volta para a cor cinza “Não Comentado”.
	Ao passar o cursor sobre o ícone “C”, aparecerá o número UFSCar do último usuário da unidade que comentou no bloco, além da data e a hora da ação. Os comentários anteriores são perdidos.

Sinalizar Prioridade do Bloco

Para sinalizar a prioridade do bloco, ou seja, para indicar que aquele bloco é prioritário, basta clicar sobre o símbolo “P” na coluna “Sinalizações” e o símbolo mudará para a cor vermelha, indicando prioridade.

Clique no símbolo "P" para tornar o bloco prioritário. Ele mudará para a cor vermelha.

Sinalizar Revisão no Bloco

Para sinalizar a revisão no Bloco de Reunião, ou seja, para indicar que o bloco foi revisado por um membro da unidade, basta clicar sobre o símbolo “R” na coluna “Sinalizações” e o símbolo mudará para a cor azul, indicando revisado.

Clique no símbolo "R" para tornar o bloco Revisado. Ele mudará para a cor azul.

Sinalizar Comentário no Bloco

Para sinalizar comentários no bloco, é necessário que o usuário realize algum comentário e o status mudará automaticamente. Para isso:

1. Clicar sobre o símbolo “C” na coluna “Sinalizações” e será aberta uma caixa pop-up para realizar o comentário;
2. Após clicar no “C" (1), escreva o comentário desejado (2) e clique em “Salvar” (3);
3. Após salvar, o símbolo “C” mudará para a cor laranja, indicando que existe um comentário sobre o bloco.

Incluir Grupos em um Bloco de Reunião

Para criar grupos para os Blocos de Reunião, faça o seguinte:

1. Clique em “Listar Grupos”;
2. Estando em “Grupos de Blocos”, clique em “Novo” para adicionar um grupo;
3. Dê um nome para o grupo e clique em “Salvar”.

Alterar Grupos de um Bloco de Reunião

1. Para alterar o grupo de um Bloco de Reunião, clique no ícone de “Alterar Bloco” , na linha do grupo que deseja alterar;
2. Você também pode selecionar o(s) bloco(s) de assinatura(s) clicando no campo de seleção (1) e, a seguir, clicando em “Alterar Grupo” (2);
3. Na tela seguinte, selecione um grupo existente (1) ou crie um novo grupo (1) e clique em “Salvar” (2).

Alterar Grupos de Blocos de Reunião em Lote

1. Para alterar o grupo de vários Blocos de Reunião de uma só vez, em lote, selecione todos os Blocos de Reunião (1) que você deseja alterar o grupo, clicando no campo de seleção e, a seguir, clique em “Alterar Grupo” (2);
2. Selecione um grupo existente ou crie um novo, clicando no ícone (mais verde) ; clique em “Salvar”;
3. Na tela seguinte, você verá todos os Blocos de Reunião já alterados para o novo grupo.

Localizar Processos em um Bloco de Reunião

Em alguns casos, um Bloco de Reunião pode ter muitos processos, havendo a necessidade de pesquisar dentro do bloco para localizar um processo específico. Você pode localizar processos dentro de um bloco, usando a pesquisa por palavras-chave.

1. Entre no Bloco de Reunião desejado, por meio do menu do Bloco de Reunião;
2. No campo “Palavras-chave para pesquisa”, insira um termo ou número para pesquisar. A pesquisa é feita nos campos de “processo” e “anotações”;
3. Para mostrar todos os processos do bloco, basta deletar o termo de pesquisa, deixar o campo vazio e clicar em “Pesquisar”;
4. Para sair do bloco, basta clicar no botão “Fechar”.

Cancelar a disponibilização do Bloco

Após a apreciação dos processos do Bloco de Reunião pelo(s) membro(s) destinatário(s) dos processos do bloco, a unidade geradora poderá optar por cancelar a disponibilização do Bloco de Reunião, para evitar que o processo continue visível às outras unidades, ou optar por manter o bloco disponibilizado, para que as outras unidades continuem acompanhando do andamento do(s) processo(s).

O fato de um processo e seus documentos estarem em um Bloco de Reunião não impede outras ações nestes processos e documentos.

Para cancelar a disponibilização de um Bloco de Reunião, faça o seguinte:

1. Entre nos Blocos de Reunião, por meio do menu do Bloco de Reunião;
2. Na seção “Blocos de Reunião”, no campo “Estado”, desmarque os outros estados, deixando selecionado apenas “Disponibilizado”;
3. Entre os disponibilizados, localize o bloco que deseja cancelar disponibilização;
4. Na linha do bloco, clique no ícone   “Cancelar Disponibilização”;
5. Na caixa de diálogo, confirme o cancelamento, clicando em “Ok”;
6. Agora que o bloco não se encontra mais disponibilizado, observe que ele vai desaparecer do estado “Disponibilizado”, por isso você deve alternar para o estado “Gerado”, para ver o bloco que você cancelou a disponibilização.

Fique atento, pois apenas cancelar a disponibilização do Bloco de Reunião não é o mesmo que remover ou retirar o processo do bloco!!!

Retirar um Processo do Bloco

Há três situações em que se deseja retirar ou remover processos de um Bloco de Reunião:

1. Após o documento ter sido apreciado pelos membros responsáveis nas outras unidades, a fim de impedir que a continuidade do processo seja acompanhada por essas unidades;
2. Quando os trabalhos relativos ao assunto do Bloco de Reunião foram finalizados e todos os documentos nos processos do bloco já se encontram publicados e assinados, não havendo mais necessidade de conceder acesso específico a esboços;
3. Quando um documento é inserido erroneamente em um bloco e precisa ser retirado definitivamente.

As formas para remover o documento do bloco para os três casos é idêntica. Mas lembre-se:

Retirar um documento de um Bloco de Reunião não é o mesmo que cancelar a disponibilização do bloco para outras unidades! 

Quando você cancela a disponibilização está apenas impedindo que os membros da(s) outra(s) unidade(s) destinatárias do bloco tenham acesso para apreciação, mas o processo continua dentro do bloco!

Para remover um processo de um Bloco de Reunião, faça o seguinte:

1. Entre nos Blocos de Reunião, por meio do menu do Bloco de Reunião;
2. Localize o Bloco de Reunião onde se encontra o processo a ser removido, utilizando os filtros necessários;
3. Entre no Bloco de Reunião desejado;
4. Caso o bloco esteja disponibilizado para outra unidade, você deve cancelar a disponibilização para conseguir remover o documento do bloco;

Não é possível remover documento de um bloco se o mesmo estiver disponibilizado para outra unidade!!!

   

    5. Quando o processo não está disponibilizado para outras unidades, aparecem vários ícones, inclusive o ícone verde   para disponibilizar o bloco;

     6. Clique no número do bloco para ver os processos e documentos do bloco;

     7. Na linha do processo que você deseja remover, clique no botão “Retirar do Bloco” ou no ícone da lixeira , para retirar o processo do bloco;

     8. Após retirar o processo do bloco, você verá um pop-up pedindo para confirmar a retirada do documento do bloco; clique em “Ok” para confirmar;

     9. Caso queira retirar outros processos do bloco, basta clicar na lixeira correspondente a cada processo, seguindo o mesmo procedimento.

Concluir Bloco de Reunião

Caso haja muitos Blocos de Reunião na lista da unidade, podendo atrapalhar na sua visualização, você pode concluir alguns deles que não estão sendo utilizados ou pouco utilizados e reabrí-los somente quando for necessário, por meio da pesquisa por palavra-chave.

1. Entre no menu de Blocos de Reunião;
2. Para concluir um Bloco de Reunião, basta clicar no botão "Concluir Bloco" ou selecionar o bloco e clicar no botão “Concluir”;
3. Os blocos concluídos continuam armazenados no SEI e podem ser acessados e reabertos a qualquer momento, bastando filtrar pelo “Estado” = “Concluído” (1) e pesquisar pelo termo desejado, se necessário (2).

Reabrir Bloco de Reunião

Se você concluiu alguns Blocos de Reunião e precisa deles novamente, faça o seguinte:

1. No campo de pesquisa da página de Blocos de Reunião, filtre pelo “Estado” = “Concluído”, insira um termo de pesquisa do nome ou descrição do bloco, se achar necessário especificar o filtro, e clique em "Pesquisar";
2. Ao encontrar o bloco desejado, clique no botão "Reabrir Bloco" ;
3. Para que todos os blocos apareçam novamente, selecione o termo que está no campo de pesquisa e deixe vazio (1) e adicione o filtro “Estado” = “Gerado” (2), clicando em "Pesquisar" (3).

Excluir Bloco de Reunião

Caso haja um bloco que você não utiliza mais, você pode excluí-lo facilmente.

Mas pense bem!!! Pois o bloco será apagado definitivamente do SEI e você perderá o agrupamento dos processos que estavam nele.

Porém, os processos continuarão no SEI, nenhum processo será apagado ao excluir um Bloco de Reunião, somente será excluído o bloco.

Para excluir um Bloco de Reunião, faça o seguinte:

1. Entre nos Blocos de Reunião, por meio do menu do Bloco de Reunião;
2. Selecione o Bloco de Reunião que deseja excluir, clicando na caixa de seleção e clique no botão “Excluir” ou apenas clique no ícone “Excluir” na linha do bloco;
3. Caso você receba a mensagem “O bloco #### possui documentos”, você terá que primeiro retirar todos os processos do bloco, para depois excluir o bloco;
4. Uma caixa de diálogo pop-up se abrirá para confirmar a exclusão do bloco; clique em “Ok” para confirmar ou “Cancelar”, se desistir da exclusão;
5. Após a exclusão, o bloco será totalmente eliminado do SEI.

Ações importantes para quem recebe um Bloco de Reunião

Os membros das unidades a quem os processos no Bloco de Reunião são destinados devem fazer o seguinte:

1. atentar para a data de término da disponibilização do Bloco de Reunião, nas anotações, no e-mail e/ou no despacho, onde a unidade solicitante incluiu orientações sobre o bloco;
2. verificar, no processo, o e-mail ou despacho, as orientações do que os responsáveis na unidade devem fazer com os processos e documentos no Bloco de Reunião;
3. realizar as ações necessárias, sabendo que é possível visualizar os documentos em rascunho, não assinados, dos processos que estão dentro dos Blocos de Reunião;
4. caso seja necessário enviar algum ofício, despacho, relatório, etc. o responsável ou a secretaria da unidade pode incluir um novo documento no processo com suas observações, sabendo que o processo deve ter sido enviado para a sua unidade para que possa incluir documentos; caso não tenha sido enviado, deve-se solicitar o envio à unidade que criou o Bloco de Reunião;
5. devolver o Bloco de Reunião dentro do prazo estabelecido pela unidade remetente.

Devolver o Bloco de Reunião à Unidade Remetente

A(s) unidade(s) recebedora(s) do Bloco de Reunião deve(m) ficar atenta(s) à data de devolução do bloco, solicitada pela unidade geradora ou unidade remetente. Esta data deve constar no e-mail ou no despacho de envio do bloco, dentro do(s) processo(s) do bloco.

Antes de devolver o Bloco de Reunião à unidade remetente, certifique-se de que todos os envolvidos da unidade já realizaram suas atividades nos respectivos processos e documentos do bloco!

Para devolver o bloco, a unidade recebedora deve fazer o seguinte:

1. Abrir o menu dos Blocos de Reunião;
2. Localizar o Bloco de Reunião que deve ser devolvido, usando os filtros, se necessário;
3. Na linha do Bloco de Reunião a ser devolvido, clicar no ícone  “Devolver Bloco”;
4. Aparecerá uma mensagem solicitando a confirmação da devolução do bloco; clique em “Ok” para confirmar;
5. Após a devolução, o Bloco de Reunião não aparecerá mais na lista de blocos, e não pode ser consultado nas unidades recebedoras, somente se a unidade geradora disponibilizar o bloco novamente;
6. Se possível, informe à unidade remetente que o bloco foi devolvido, para adiantar os trabalhos.