O que são os Pontos de Controle?

Os Pontos de Controle são recursos de marcação de processos no SEI, para informar a etapa do fluxo em que o processo se encontra. Isso pode ser importante para uma ou mais unidades envolvidas no fluxo, para que saibam mais facilmente conduzir as ações a serem realizadas no processo, assim como a prioridade ou a urgência em dar continuidade ao processo.

O uso de Pontos de Controle não é automático, e não pode ser configurado pelas unidades. A configuração deve ser solicitada ao DePDG-TIC especificamente para as unidades que farão uso.

Exemplos de Pontos de Controle

Em um processo acadêmico de Recurso de Aluno de Graduação:

1. Primeira Instância: é a etapa inicial, quando o aluno solicita o recurso;
2. Segunda Instância: é quando o recurso é indeferido e o aluno ingressa com um novo recurso;
3. Terceira Instância: o recurso é novamente indeferido e o aluno entra com outro recurso que será analisado por uma instância superior.

Em um processo administrativo de Aquisição de Materiais ou Serviços:

1. Planejamento da Contratação: é a fase de formalização da demanda e autorização da aquisição;

2.  Seleção do Fornecedor: fase da licitação ou dispensa;

3.  Gestão do Contrato: quando exige contratação, é a fase em que ocorre contrato.

Como solicitar Pontos de Controle?

Para solicitar o uso de Pontos de Controle pela sua unidade, verifique se os pontos já existem no fluxo do processo ou se precisam ser ainda criados para um fluxo.

1. Se os Pontos de Controle já existem em um fluxo de processo, basta solicitar a ativação desses pontos para a sua unidade;
2. Se os Pontos de Controle ainda não existem em nenhum fluxo de processo, a unidade deve planejar cuidadosamente as etapas e nomeá-las para solicitar a ativação para a sua unidade.

A solicitação dos Pontos de Controle pode ser feita de três maneiras:

1. Pela unidade que vai utilizar os Pontos de Controle;
2. Pela Unidade Maior para unidades a esta vinculadas;
3. Juntamente com a solicitação de um fluxo de processo, quando os pontos já estiverem definidos dentro do fluxo.

Para solicitar os Pontos de Controle a unidade deve fazer o seguinte:

1. Abrir o processo de credenciamento da unidade;
2. Incluir documento interno do tipo "Ofício";
3. Preencher o documento informando com detalhes as etapas a serem criadas, nomeando-as adequadamente de acordo com a sequencia correta em que se encontra o processo;
4. Atribuir à Chefia da Unidade para assinatura;
5. Enviar o processo ao DePDG-TIC para ativação;
6. DePDG-TIC verificará a possibilidade de ativação dos Pontos de Controle;
7. Após análise, DePDG-TIC enviará ofício de resposta com ativação ou justificativa para não ativação dos pontos.

Como utilizar os Pontos de Controle?

1. Quando o processo está no ponto de mudar para uma nova etapa ou categoria, é hora de alterar o ponto de controle;
2. Abrir o processo no qual deseja inserir o ponto de controle;
3. Clicar no ícone "Gerenciar Ponto de Controle";
   
4. Selecionar o ponto de controle desejado e salvar;
   
5. Ao lado do número do processo, você verá o ícone do ponto de controle;
   
6. Passe o mouse sobre o ícone do ponto de controle para ver sua descrição;
   
7. Sempre que o processo mudar de etapa, você deve alterar o ponto de controle novamente.